DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION

El diagnóstico de necesidades de capacitación, también conocido por sus siglas DNC, es el proceso mediante el cual se identifican las áreas de oportunidad de conocimiento, desarrollo de habilidades y/o actitudes, que un colaborador de una organización tiene y afectan su desempeño en las actividades asignadas.

 

La Unidad de Capacitación y Desarrollo de acuerdo con la necesidad de iniciar un proceso de desarrollo del personal administrativo y con el objetivo de promocionar la calidad en la prestación del servicio y la mejora continua en los funcionarios, realiza el DNC, el cual permite identificar las brechas existentes entre conocimientos, habilidades y actitudes del personal con respecto a los requerimientos y calidad en el servicio del puesto que desempeñan.

Tipos de diagnóstico de necesidades de capacitación

• Desconocimiento de funciones del puesto.
• Falta de formación para el puesto.
• Desconocimiento de las normas.
• Mala atención que deriva en quejas de áreas internas a la organización.
• Defectos o mala atención que deriva en reclamos del público externo.
• Errores que requieren de repeticiones o reemplazo de mercancía por defectos.
• Falta de calidad.
• Falta de visión.

Técnicas para detectar las necesidades de capacitación

Existen muchas alternativas, aunque entre las más empleadas se encuentran:

• Cuestionario.
• Encuesta.
• Entrevista.
• Lista de verificación (checklist).
• Simulación.
• Pruebas de desempeño.
• Evaluación de méritos.

La elección de cada técnica, dependerá del tipo de necesidad a detectar o bien del criterio de quien la aplica.

Una vez aplicada la técnica viene el proceso de evaluación. Para ello es necesario contar con un criterio de conformidad, en función de la revisión del análisis de puesto.

Necesidades de capacitación y sus tipos

Las necesidades de capacitación se pueden clasificar por tres momentos o situaciones distintas en los que se encuentra el colaborador:

• Discrepancia: Se da cuando el desempeño del colaborador no es satisfactorio. Ya sea porque le faltan los conocimientos, las habilidades o las actitudes necesarias.
• Modificación: Se da por la actualización en algún proceso, requerimiento del cliente, el uso de una nueva tecnología o una nueva norma que cambia un reglamento que afecta la operación, entre otros.
• Ingreso o salida: Cuando se incorpora un nuevo integrante al equipo o cuando algún integrante abandona la organización. En la encuesta de salida se descubre que tenía desconocimiento de funciones o procesos necesarios para un buen desempeño y dada la frustración prefiere abandonar la empresa.

Finalmente se realiza un informe con los resultados en el que se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

• Datos generales del colaborador.
• Descripción de la técnica o procedimiento empleado.
• Observaciones de las actitudes del colaborador.
• Interpretación de los datos.
• Resultado del diagnóstico.
• Recomendaciones de capacitación.

Con los resultados y la formulación de recomendaciones derivadas de las necesidades de capacitación detectadas, se formula un programa que puede ser personalizado o bien general para aplicarse a un grupo específico de colaboradores. La siguiente etapa es implementar o llevar a cabo el programa de capacitación.

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.